Point to select a COMPANY
会社選びのポイント
あなたの管理会社は大丈夫ですか？
近年、都内では管理会社から、契約の更新をしてもらえない。
又は、実質更新出来ないような管理委託料金の値上げ要求をされ、管理会社との条件を見直さなければならなくなっている管理組合さんからの相談を受ける事があります。
いったい何が起きているのでしょう。
想像ですが、この様なマンションは、高度経済成長期に新築された築５０年近くの共同住居になります。給配水管の問題や集中暖房設備の劣化、理事会の機能不全、修繕積立金の枯渇などの問題が直ぐ目の前に迫っています。
管理会社は、この問題を解決するだけの修繕積立金が、組合に残っていれば親切に相談にも契約にも応じますが、お金が無く、理事会も総会もなかなか纏まらないとなると、労力に見合わないと判断し離れていってしまいます。
今まで我々管理会社側からは、どの様な状況のマンションでも、管理委託したいと営業していたものですが、それが最近では、管理会社も委託先を選別するようになってしまったのです。
この様なことは、自然の流れのようにも感じます。
管理会社の企業規模や管理受託棟数などは、会社選びの大事なポイントの一つではありますが、自分たちのマンション管理の問題に、真摯に対応する姿勢はあるか、修繕工事予定が無くても、又は出来なくても、中長期で問題解決に寄り添い、解決の提案は出来るかも、会社選びの大事なポイントに加えて下さい。
管理会社チェックポイント
1.財務管理
- 財産管理方式は明確になっているか。
- 預金通帳と印鑑の保管は分離されているか。
- 再委託先とその費用、業務内容は事前に説明されているか。
- 月次決算資料を毎月管理組合に提出しているか。
- 管理費会計と積立金会計を分別した収支報告書、賃借対照表であるか。
- 管理費滞納対策は整備されているか。
- 積立金取崩し及び予算の変更は管理規約に従って行っているか。
- 管理費及び修繕積立金の金額が適切であるよう支援を行っているか。
- 経費削減の提案がなされているか。組合主導での工事、委託費の比較見積をもとにコスト削減が実現しているか？
2.管理員・清掃業務
- 勤務地、日時、人数、休務日の補充の有無は明確になっているか。
- 管理員の業務内容と勤務時間は適切であるか。
- 管理員教育は十分に行っているか。
- 勤務地、日時、人数、休務日の補充の有無は明確になっているか。
- 業務完了は清掃対象部分別に報告されているか。
- 除草やドレーンごみ除去など拭き掃き以外の掃除項目も入れているか。
3.建物・設備管理業務
- 定額委託管理費の内訳は明示されているか。
- マンション管理組合の疑問質問及びトラブル対応に対しての回答、対応が迅速丁寧ではない。
- 複数管理会社からの比較見積をもとに、検討・決定された管理仕様と管理会社か。
- マンション管理適正化法に沿った手続が行われているか。
- 仕様書や、作業手順等のマニュアルは管理組合に交付されているか。
- 契約期間が1年となっており、３ヶ月前の予告による任意解約条項が契約書にあるか。
- 組合の個別状況に応じた規約・規約細則変更について適切に提案がなされているか。
4.委託・契約
- 組合員名簿の管理と更新の方法は明確になっているか。
- 防犯カメラの取扱いは明確になっているか。
- 解約時の個人情報の引渡しや、従業員の守秘義務の継続は書面化されているか。
- 個人情報の取扱いについて、管理員を含め社員教育をしているか。
5.個人情報保護
- 組合員名簿の管理と更新の方法は明確になっているか。
- 防犯カメラの取扱いは明確になっているか。
- 解約時の個人情報の引渡しや、従業員の守秘義務の継続は書面化されているか。
- 個人情報の取扱いについて、管理員を含め社員教育をしているか。
6.緊急時の対応
- 災害に備えマニュアルが作成され防災グッズの備蓄がされているか。
- 最寄の交番、保健所、緊急病院等の電話番、所在地のリストの整備を提案しているか。
- 各種警報は24時間体制で受信できるようになっており、メンテナンスも定期的に行われ、管理組合に報告が行われているか。
- １年に一度は防災訓練が行われているか。
- 騒音、漏水等居住者に関連したトラブルの対応体制はできているか。
7.総会・理事会支援
- 総会は、年度終了後２ヶ月以内に開催し、開催日時が組合員の出席が容易な日時・時間になっているか。
- 理事会は毎月１回開催するよう提案しているか。
- 総会成立のための出欠確認や不在区分所有者への案内等の支援を行っているか。
- 総会の議案書は余裕を持って理事会へ提出しているか。
- 議事録は総会終了後１週間以内に理事長へ提出しているか。
- 委任状・議決権・出欠表などの送付先が組合管理ポストになっているか。
- 理事会活動状況を掲示または情報誌等により組合員等に周知を図っているか。
- 管理組合運営上必要事項を適時に理事会に諮るよう理事長支援をしているか
- 法令等の改正による管理規約改正等の素案を適切に理事長に提出しているか。
- コミュニケーション充実のためのイベント企画案を理事長に提出しているか。
- 規約原本や規約改正の経緯、総会議案書・議事録等の保存のための規定の整備と管理を支援しているか。